Wie führt man Microsoft 365 Copilot unternehmensweit sinnvoll ein?
Direkte Antwort
Eine sinnvolle Einführung beginnt mit einer Prüfung, welche Daten Copilot aufgrund bestehender Zugriffsrechte in SharePoint, Teams und E-Mails tatsächlich einsehen kann — oft ein guter Anlass, um zu weit gefasste, historisch gewachsene Berechtigungen zu bereinigen. Danach folgt gezieltes, rollenspezifisches Onboarding, weil Copilot in Word, Excel und Teams jeweils unterschiedlich genutzt wird, statt eine pauschale Schulung für alle Anwendungen gleichzeitig anzubieten.
"Copilot verschafft niemandem neue Zugriffsrechte — es macht nur sichtbar nutzbar, was jemand ohnehin schon durfte, oft historisch großzügiger gefasst, als es heute noch angemessen wäre.
Copilot macht bestehende Datenzugriffsrechte in Microsoft 365 auf neue Weise sichtbar nutzbar — was bedeutet, dass zu weit gefasste Berechtigungen aus der Vergangenheit plötzlich praktisch relevant werden.
Zugriffsrechte vor der Einführung bereinigen
Copilot durchsucht und nutzt Inhalte, auf die ein Nutzer laut bestehenden Berechtigungen bereits Zugriff hat — Probleme entstehen, wenn diese Berechtigungen über Jahre großzügiger gewachsen sind als eigentlich beabsichtigt, etwa durch breite SharePoint-Freigaben, die niemand mehr aktiv nutzt.
Vor einer breiten Copilot-Einführung lohnt sich deshalb eine Prüfung und Bereinigung dieser Berechtigungen, weil Copilot solche vergessenen, zu weiten Zugriffsrechte erstmals praktisch nutzbar und damit sichtbar macht.
Rollenspezifisches statt pauschales Onboarding
Copilot wird in Word (Textentwürfe), Excel (Datenanalyse), Teams (Meeting-Zusammenfassungen) und Outlook (E-Mail-Entwürfe) jeweils unterschiedlich genutzt, mit unterschiedlichen sinnvollen Anwendungsfällen je nach Rolle im Unternehmen.
Ein pauschales Onboarding, das alle Anwendungen oberflächlich in einer Sitzung behandelt, führt oft dazu, dass Mitarbeitende nur die für ihre eigene Rolle am wenigsten relevanten Funktionen in Erinnerung behalten — rollenspezifisches Onboarding mit konkreten, für die jeweilige Tätigkeit relevanten Beispielen erzielt bessere Ergebnisse.
Realistische Erwartungen an erste Ergebnisse setzen
Copilot liefert bei generischen, wenig spezifischen Anfragen oft generische, wenig hilfreiche Ergebnisse — die Qualität steigt deutlich mit spezifischerem, kontextreicherem Prompting, was viele Erstanwender:innen zunächst nicht wissen.
Frühzeitige Schulung zu effektivem Prompting innerhalb der jeweiligen Microsoft-365-Anwendung verhindert, dass Mitarbeitende nach ersten enttäuschenden Versuchen die Nutzung vorzeitig aufgeben.
Wann passt es — wann nicht?
Passt gut
- ✓Es gibt viele Mitarbeitende mit unterschiedlichen Rollen und historisch gewachsenen Datei-Berechtigungen
Passt nicht
- ✗Es handelt sich um ein sehr kleines Team mit übersichtlichen, aktuellen Berechtigungen